Microsoft Word

Các loại tài liệu, giao diện và một số tính năng của Microsoft Word 2007 - gần như mọi khía cạnh của trình xử lý văn bản này - đã thay đổi. Với bản cập nhật này, Microsoft Word 2007 trở thành một ứng dụng có ý thức về hình ảnh hơn. Các công cụ chỉnh sửa ảnh mới giúp bạn sắp xếp tài liệu và chơi với các phông chữ lạ mắt. Các blogger và nhà nghiên cứu cũng có thể được hưởng lợi. Sẽ dễ dàng hơn để xử lý vấn đề bảo mật tài liệu, nhưng những người chỉ cần các tính năng đánh máy cơ bản có thể không muốn học lại giao diện hoặc xử lý các định dạng tệp mới.

Quá trình cài đặt các bộ Office khác nhau của chúng tôi trên máy tính Windows XP mất từ ​​10 đến 20 phút, nhanh hơn so với các phiên bản Office trước. Bạn sẽ phải trực tuyến để truy cập các dịch vụ sau này, chẳng hạn như Trợ giúp và Hướng dẫn cũng như Clip Art và các mẫu tài liệu. Các đánh giá của chúng tôi về Microsoft Office 2007 trình bày chi tiết quá trình cài đặt và các thành phần của mỗi phiên bản.

Giao diện Khi bạn đã chạy Word 2007, bạn sẽ nhận thấy một thanh công cụ được thiết kế lại hoàn toàn, bây giờ được gọi là Ribbon, với nhiều lệnh quen thuộc ở những vị trí mới. Thay vì các menu thả xuống cũ, màu xám trên đầu trang, Ruy-băng mới và rất nhiều màu sắc của Microsoft gộp các tính năng phổ biến thành các tab: Trang chủ, Chèn, Bố cục Trang, Tham khảo, Thư, Đánh giá và Xem. Một số tab không hiển thị cho đến khi bạn có thể cần chúng; ví dụ, bạn phải chọn một hình ảnh để hiển thị tab định dạng của nó. Lúc đầu, bạn sẽ cần phải đi lang thang để tìm những gì được di chuyển từ các phiên bản Word trước. Nhấp vào biểu trưng Office 2007 ở góc trên bên trái sẽ thả xuống menu các chức năng chính - chẳng hạn như mở, lưu và in tệp - trong menu Tệp của Word 2003. Chúng tôi gặp khó khăn nhất khi định vị các lệnh từ menu Công cụ và Chỉnh sửa của Word 2003. Ví dụ: để chèn nhận xét trong Word 2007, bạn phải xem trong tab Xem lại thay vì tab Chèn. Chuẩn bị học lại Word. Than ôi, không có chế độ xem "cổ điển" nào để giúp bạn chuyển đổi sang phiên bản 2007.

Mặc dù nâng cấp là một thách thức, nhưng những người học Word lần đầu tiên có thể thấy các tính năng của nó dễ gặp phải hơn so với Word 2003. Ví dụ: giao diện mới trình bày tốt hơn các tùy chọn xem trang mà trước đây thường gặp rắc rối khi sử dụng . Từ tab Xem, bây giờ bạn có thể chỉ cần chọn một hộp để xem thước kẻ hoặc đường lưới hoặc nhấp vào nút Sắp xếp Tất cả để xếp chồng các tài liệu Word đang mở khác nhau lên đầu nhau. Mặc dù đôi khi chúng tôi trộn lẫn vị trí của các lệnh trong tab Xem lại và Tham khảo, những tính năng đó vẫn dễ tìm hơn trong Word 2003.

Microsoft nhấn mạnh rất nhiều vào yếu tố đáng kinh ngạc của các phòng trưng bày đồ họa của Office, chúng chia sẻ giao diện Aero của Windows Vista và được tìm thấy trong các ứng dụng Office. Các menu kéo xuống gồm phông chữ, chủ đề màu và hình ảnh cho phép bạn xem trước các thay đổi trên trang trước khi thực hiện chúng. Và may mắn thay, Microsoft đã giết Clippy, người trợ giúp hoạt hình. Giờ đây, một thanh công cụ định dạng nhanh ít xâm phạm sẽ xuất hiện gần con trỏ của bạn. Các phím tắt vẫn như cũ; nhấn phím Alt sẽ hiển thị phím nhanh tương ứng cho mỗi lệnh Ribbon. Số lượng từ đang chạy luôn hiển thị ở góc dưới bên trái và thanh trượt mới để phóng to và thu nhỏ là một cải tiến tuyệt vời, không cần bàn cãi, đặc biệt là đối với người khiếm thị.

Tính năng Ngoài giao diện, thay đổi cơ bản khác trong Word 2007 là kiểu tệp mới của nó. Lần đầu tiên sau một thập kỷ, Microsoft hỗ trợ định dạng tệp mới cho người dùng và các tệp Word DOC cũ nhường chỗ cho loại DOCX mới của Word 2007. Microsoft đã thực hiện các bước để giảm bớt quá trình chuyển đổi này, nhưng chúng tôi dự đoán rằng nó sẽ không mượt mà cho nhiều người dùng.

Điều gì xảy ra khi bạn đang chia sẻ công việc với những người sử dụng phiên bản Word cũ hơn? Word 2003 và 2000 được cho là sẽ phát hiện khi bạn mở tệp DOCX lần đầu tiên, sau đó nhắc bạn tải xuống và cài đặt Gói Tương thích Office 2007. Sau khi bạn thực hiện xong việc này, Word cũ hơn sẽ chuyển đổi các tệp Word 2007 của bạn và xóa các tính năng không tương thích. Khi bạn mở lại cùng một tệp DOCX đó trong Word 2007, các phần tử gốc của tệp phải được giữ nguyên. Mặt khác, nếu bạn mở tệp DOC cũ hơn trong Word 2007, tệp đó cũng sẽ chạy ở Chế độ tương thích, tắt quyền truy cập vào một số tính năng của chương trình mới hơn, điều này giải thích tại sao hai tài liệu trong Word 2007 có thể hiển thị các tùy chọn định dạng khác nhau.

Trong số các chỉnh sửa nhỏ trong Word 2007 giúp định dạng dễ dàng hơn, các phòng trưng bày kiểu cuộn qua cho phép bạn xem trước các thay đổi. Tuy nhiên, sự thay đổi hình dạng liên tục của các phòng trưng bày có thể gây mất tập trung. Và một số tùy chọn, chẳng hạn như để điều chỉnh lề, sử dụng hộp thoại kiểu cũ hơn là các menu xem trước trực tiếp.

Tuy nhiên, chỉ cần một vài cú nhấp chuột để chèn JPEG, GIF, BMP, PNG hoặc một loại hình ảnh khác. Bấm vào đồ họa và tab Định dạng Công cụ Ảnh cho phép bạn điều chỉnh độ sáng, chế độ màu và độ tương phản của ảnh. Bạn cũng có thể xoay nó, cắt nó, nghiêng góc của nó, thêm hiệu ứng 3D và bóng vào đường viền của nó, và chuyển đổi nó thành tất cả các dạng hình dạng, chẳng hạn như bong bóng ý nghĩ, một mũi tên hoặc một ngôi sao. Các tùy chọn để định vị hình ảnh và gói văn bản xung quanh nó cũng ở phía trước và trung tâm, điều này sẽ hữu ích cho việc tạo các tài liệu kinh doanh trông chuyên nghiệp, cũng như lời mời dự tiệc thông thường. Bạn không nhận được gần như số lượng quyền kiểm soát do Microsoft Publisher, QuarkXPress hoặc Adobe InDesign cung cấp, nhưng Word 2007 có thể thực hiện thủ thuật cho các nhu cầu xuất bản trên máy tính siêu Ả Rập.

Đối với những người không cần tất cả các lựa chọn định dạng, chúng tôi rất vui vì Word 2007 không áp dụng kiểu phức tạp cho văn bản của chúng tôi theo mặc định. Trong Word 2003, chúng ta phải đánh dấu tất cả văn bản, sau đó Xóa định dạng để loại bỏ các chữ cái in đậm và thụt lề không mong muốn. Trong Word 2007, Calibri, một phông chữ mặc định, sắc nét, thay thế Times New Roman tiêu chuẩn từ Word 2003. Bạn có thể chọn từ các thư viện các kiểu văn bản, chẳng hạn như Nhấn mạnh, Mạnh mẽ hoặc Tiêu đề Sách, và dễ dàng tạo kiểu của riêng bạn và đặt chúng như một mặc định.

Trong khi Corel WordPerfect theo truyền thống cung cấp các tính năng tốt hơn để quản lý các tài liệu dài hơn, Microsoft Word 2007 đã cải thiện một chút về mặt này. Đối với những người đang làm báo cáo luận văn hoặc sách, tab Tài liệu tham khảo cho phép bạn quản lý các trích dẫn và thư mục theo các kiểu từ APA đến Turabian. Chỉ cần nhấp vào Chú thích cuối trang tiếp theo và con trỏ sẽ đưa bạn đến đó. Tuy nhiên, tính năng Mục lục vẫn không dễ tìm ra.

Những người chỉnh sửa cộng tác trên tài liệu với những người khác có thể sử dụng tab Đánh giá. Trình đơn kéo xuống So sánh mới cho phép bạn xem hai phiên bản của cùng một tài liệu cạnh nhau, cũng như hợp nhất các thay đổi từ một số tác giả và người chỉnh sửa vào một tệp. Các trợ lý quản trị và những người chịu trách nhiệm gửi thư hàng loạt sẽ thấy các tính năng đó dễ truy cập hơn nhiều so với Word 2003. Giờ đây, các blogger có thể soạn và đăng các mục lên trang Web của họ mà không cần rời khỏi Word.

Nếu bạn xử lý thông tin nhạy cảm - chẳng hạn như trong nhật ký cá nhân, sơ yếu lý lịch hoặc báo cáo tài chính của công ty - Word 2007 cho phép kiểm soát nhiều hơn dữ liệu bị chôn vùi, chẳng hạn như tên tác giả gốc hoặc nhận xét chửi bới của người giám sát của bạn. Các tùy chọn Chuẩn bị của Office 2007 sẽ giúp bạn kiểm tra siêu dữ liệu đó, cũng như thêm chữ ký điện tử và mã hóa tệp. Bạn cũng sẽ tìm thấy một số tùy chọn này trong nút Bảo vệ của tab Xem lại. Tuy nhiên, nếu bạn định bôi đen văn bản, bạn sẽ phải chuyển sang Adobe Acrobat 8 ​​để thực hiện các giao dịch an toàn (tô đen phông chữ trong Word sẽ không thực hiện được).

Khi tích hợp đã được cải thiện trong suốt Office 2007, bạn có thể bấm Gửi từ menu logo Office để đính kèm tài liệu Word vào thư e-mail thông qua cửa sổ thành phần của Outlook. Người nhận thư bằng Outlook 2007 có thể xem trước tài liệu Word đó trong ngăn thư e-mail. Và nếu bạn dán biểu đồ Excel 2007 vào tệp Word 2007, chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Chỉnh sửa dữ liệu để khởi chạy Excel ở dạng xem ngăn chia. Khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn trong Excel, biểu đồ sẽ điều chỉnh trong Word.

Thật không may, Microsoft không cung cấp tùy chọn để lưu trữ hoặc chỉnh sửa tệp Word trực tuyến cho hầu hết người dùng mua phiên bản Office cuối cùng dưới $ 679 và không có phiên bản Word dựa trên trình duyệt. Bạn cần cộng tác trên một tệp với những người cụ thể hoặc thực hiện công việc trên đường? Tại thời điểm này, bạn có thể phải gửi e-mail các tài liệu đó. Ngoài ra, bạn có thể tải tệp Word lên một trong nhiều bộ xử lý văn bản miễn phí dựa trên Web do các công ty khác cung cấp, bao gồm Zoho Writer, cung cấp phần bổ trợ tải lên miễn phí cho Word 2007.

Dịch vụ và hỗ trợ Các phiên bản đóng hộp của Microsoft Office 2007 bao gồm một hướng dẫn Bắt đầu dài 174 trang. Trong 90 ngày đầu tiên, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật miễn phí và trợ giúp bất kỳ lúc nào về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến bảo mật hoặc vi rút cũng không mất phí. Ngoài ra, hỗ trợ trả phí có chi phí cao khủng khiếp 49 đô la cho mỗi sự cố qua điện thoại hoặc e-mail. May mắn thay, sự trợ giúp trực tuyến của Microsoft rất tuyệt vời, mặc dù chúng tôi không hài lòng khi Microsoft và các nhà sản xuất phần mềm khác đang ngày càng thúc đẩy sự hỗ trợ tự làm. Chúng tôi đặc biệt thích Hướng dẫn Tham khảo Lệnh dành cho Word, hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn về nơi các lệnh đã di chuyển kể từ Office 2003. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho cộng đồng lớn người dùng Microsoft Office thông qua các cuộc trò chuyện và diễn đàn hỗ trợ miễn phí. Công cụ Chẩn đoán Microsoft Office, đi kèm với bộ Office 2007, cũng được thiết kế để phát hiện và sửa chữa các sự cố nếu có sự cố xảy ra.

Kết luận Word 2007 có đáng để nâng cấp không? Nếu bạn chủ yếu làm việc với văn bản thuần túy và không cần phải cập nhật các báo cáo, bản tin và những thứ tương tự, thì nó có thể không phù hợp với bạn. Ví dụ: đối với mục đích của chúng tôi với tư cách là người chỉnh sửa, Word 2007 không giới thiệu các tính năng cần phải có, mặc dù các lệnh bình luận nằm trong tầm tay dễ dàng hơn. Đồng thời, Word 2007 trình bày thủ công các tùy chọn cho chú thích cuối trang và trích dẫn trong tab Tham khảo của nó, mà các nhà nghiên cứu nên đánh giá cao. Các chức năng trộn thư cũng dễ tiếp cận hơn. Người viết blog có thể sử dụng các công cụ đăng bài của Word một cách khó khăn, nhưng chúng tôi nhận thấy HTML được xây dựng lại của Word 2007 vẫn còn khá rắc rối. Trên tất cả, bộ xử lý văn bản mới của Microsoft đáng được nâng cấp nhất nếu bạn muốn chơi với hình ảnh, biểu đồ và sơ đồ ngoài văn bản.